Bakgrunn:
I bransjer og i virksomheter med mange avdelinger/butikker/restauranter/barnehager e.l. er det stadig behov for å hente inn ekstra-/tilkallingshjelp for å understøtte arbeidsdager med uforutsett fravær eller annet ekstraordinært behov for ressurser.
I tamigo har man kunne velge gjennom innstillinger at alle ansatte skal få varsel om ledige vakter i alle enheter.
Dette er ikke optimalt for mange virksomheter, der man er såpass geografisk spredd at de ikke er relevant for mange ansatte å reise langt for å ta en ekstra vakt.
I mange tilfeller ønsker man kanskje å dele inn sine enheter i naturlige distrikter/regioner, som sammen kan dele på ekstra ressurser. I tillegg ønsker man ikke nødvendigvis at alle ekstra/tilkallings-ressurser skal være listet opp i vaktplanen til enhver tid. Presumtivt kun når de er satt opp på en vakt i den avdelingen den uken.
Det optimale er å kunne ha en egen enhet med tilkallings-/Ekstraressurser, knyttet til region/distrikt, som naturlig kan dele på de samme ressurser.
Eks. Distrikt med Avdelinger/Barer/Restauranter/Butikker/Barnehage m.fl., deler på 1 avd. m. Ekstra-/Tilkallings hjelp
1.) Definer hvilke enheter som skal ha varsel om åpne/ledige vakter
Som Administrator gå til fane Oppsett generelt og deretter velg venstre meny Innstillinger - Vaktbørs. Nederst knyttet til teksten "Del ledige vakter med" Her har man nå 3 valg
a.) Avdelingsgrupper
Setter man dette valget vil samtlige ledige vakter i en avdeling bli delt med samtlige i gruppen av avdelinger (samme gruppenavn).
Merk! Les mer om opprettelse av grupper her Opprette gruppe av avdelinger
b.) Egendefinert utvalg pr. vakt
Gjør man dette valget, vil man kunne spesifisere i Vaktbørs (omtales senere), hvilke andre avdelinger som skal tilbys den ledige vakten, i tillegg til egen avd. Eks. Avdeling med Ekstrahjelp/Tilkalling
c.) Alle avdelinger
Setter man dette valget, vil samtlige ansatte i samtlige avdelinger få varsel om ledige vakter
Om alternativ B
Dersom man velger alternativ B, vil man i meny Vaktbørs -> Ledige vakter ha mulighet til, etter at den ledige vakten er opprettet, å legge spesifisert til hvilke andre avdelinger som også skal få varsel om den ledige vakten.
Dersom man skal velge spesifikke avdelinger som i dette tilfelle, MÅ for eks. en avd. for Tilkalling opprettes, gjerne med rett overavd., men som egen Gruppe.
For eks. oppretter man en overavd. benevnt "Trondheim", med X-antall underavd. Så opprettes en gruppe for eks. Benevnt Trondheim, som samtlige avdelinger under Trondheim, da knyttes til (som gruppe).
Deretter kan man opprette en egen avd. benevnt "Tilkalling Midt-Norge" + en Gruppe benevnt "Tilkalling Midt-Norge", som denne avdelingen Tilkalling knyttes til.
Som Planlegger kan man nå velge å dele den ledige vakten med Gruppene Trondheim og Tilkalling Midt-Norge eller kun Tilkalling Midt-Norge. Velger man siste alternativ er det da kun avdelingen benevnt Tilkalling Midt-Norge som får varsel om den ledige vakten i tillegg til ansatte i avdelingen som har lagt ut vakten. (se bildet)
Info. ta kontakt med oss på supportno@tamigo.no, om du ønsker mer informasjon omkring deling av ledige vakter, eller bistand til å sette opp en struktur hos dere!
Tips! Du kan tilrettelegge for enda mer spesifisert tildeling av ledige vakter ved å bruke kompetanser i tillegg.
1.)Sett at du mangler en kokk, og ikke ønsker at alle servitører, bartendere o.a. skal få varsel om den ledige vakten. Definer kompetanser på alle ansatte eks. "Kokk", Servitør, Bartender.. o.s.v. Når du legger opp den ledige vakten, kan du legge til ønsket kompetanse, og derigjennom sikre at KUN de med kompetanse Kokk, mottar varsel om åpen /ledig vakt.
2.) En Kompetanse kan være Kokk (Vikar) e.l. Om denne kompetansen KUN settes på ressurser i Vikar-/tilkallings poolen, er det kun dit varsel om åpen vakt går.