I store databaser, kan det være smart å gjøre en siste kontroll på at fravær er registrert korrekt, før man eksporterer lønnsfil.
I denne artikkelen gir vi noen tips på hvordan dette kan gjøres ved hjelp av en (1) Excel rapport.
Merk! Det som er beskrevet i denne artikkelen forutsetter en viss kunnskap i bruk av Excel.Hva kan kontrolleres:
1.) Fravær i Plan vises ikke i Timeliste?
2.) Fravær i Timeliste har unormalt mange timer ?
3.) Fravær i Timeliste er IKKE planlagt?
4.) Differanse mellom planlagte timer (m. fravær) og faktiske timer (m. fravær)?
Gå til fane Fravær -> Fraværsoversikt og gjør følgende utvalg (se under). Eksporter så til Excel
Åpne Excel filen, marker linje/rad 2 og legg til Filter funksjonen i Excel (Se bildet)
Alle kolonner i Excel arket har nå inkludert Sortering/Filterering.
Merk! Det kan være smart å fjerne enkelte kolonner, så som Kommentar/Tekst m.m. slik at du gis en bedre oversikt, og kun sitter igjen med essensielle kolonner.
1.) Fravær i Plan vises ikke i Timeliste
Det første sjekkpunktet, er å se om det er tilfeller der Fravær med timer ligger i plan, men som av en eller annen grunn er fjernet i Timeliste.
a.) Filtrer slik at det i kolonne Planlagt -> Fraværstype kun skal vises rader med fraværstyper (planlagt). D.v.s Fjern hake på "Tomme" rader (Se bildet) I Excel arket vises nå KUN rader der det finnes en Fraværstype.
Eks., på å skjule, få frem relevante rader
b.) Filtrer også kolonne Faktisk ->Fraværstype, men omvendt. Her fjerner man haken for ALLE , og KUN setter i en hake på "Tomme" rader.
c.) Listen kan bli lang, men nå kan man filtrere Planlagt -> Timer kolonnen og her igjen fjerne haken på "Tomme".
Resultatet er at man sitter igjen med rader Planlagte timer m. Fravær vs. Faktisk timer uten Fravær og timer eller med timer.
Fraværstyper som Egenmelding/Sykemelding/Barns Sykdom/Perm. m lønn/Gradert m.fl. der man forventer Faktisk timer tilsvarende planlagte timer og med fraværstype vil nå avdekkes, og kan kontrolleres i Timeliste på den enkelte Avd./Ansatte/Dato.
Eks.
Info: Vurder om du mellom hvert kontrollpunkt, tilbakestiller filter benyttet i forrige kontrollpunkt, slik at Excel arket er tilbake til sitt opprinnelige utg. pkt.
2.) Fravær i Timeliste har unormalt mange timer
Det neste sjekkpunktet er å kontrollere om fraværet og timer i Timeliste genererer Overtid. Dersom man i lønnsmodellene har satt regler for automatisk beregning av overtid, kan følgende filtrering gi en rask oversikt over fravær med unormalt høyt antall faktisk timer.
a.) Velg kolonne Faktisk -> Fraværstyper, Filtrer vekk "Tomme", slik at kun rader med fraværstype i faktisk vakter vises.
b.) Velg deretter Faktisk -> Timer kolonnen. I filter funksjonen velger man (setter hake i) KUN de rader som har et unormalt høyt time antall. (se bildet)
Excel rapporten viser nå kun rader med valgte unormalt høyt antall timer, som så kan kontrolleres.
3.) Fravær i Timeliste er IKKE planlagt
Ønsker man kontroll på at det ikke registreres timer i Timeliste med fravær, uten at selve vakten også på forhånd er planlagt?
a.) Filtrer først kolonne Planlagt -> Timer. Marker nå slik at man kun ser rader "Tomme" for timer.
b.) Filtrer tilsvarende på Faktisk -> Timer (kolonnen), men da (Omvendt) slik at man kun ser rader med timer.
I rapporten fremkommer nå rader i Timeliste m. fravær, men der timene ikke er Planlagte.
4.) Differanse mellom planlagte timer (m. fravær) og faktiske timer (m. fravær)
Det skal normalt sett ikke være differanse mellom planlagte vakter med fravær, og faktisk vakter med fravær. I denne kontrollen vil man ved hjelp av summering (Formel) avdekke differanser som kan kontrolleres.
Merk! Denne kontrollen forutsetter at kontroll 3.) er utført, fordi filtreringsforslagene her kun tar hensyn til Fraværstyper og timer planlagt mot Fraværstyper og timer Faktisk.
a.) Filtrer Planlagt -> Fraværtype kolonnen slik at kun rader med fraværstype vises. (Fjern "Tomme")
b.) Filtrer Planlagt -> Timer kolonnen slik at kun rader med timer vises. (Fjern "Tomme")
Når filtrering er utført, vil man sitte igjen med rader i Planlagt som innehar Fraværstype og Timer, For å sammenligne op mot hva som er registrert i faktiske timer må man så sette opp en formel for summering.
Still deg øverste rad med fravær/timer på en ansatt i kolonnen til høyre for Faktiske -> Timer (det vil si i en tom kolonne). Velg så Summeringsfunksjonen i Excel og skriv inn følgende formel. Representert som
(Kolonne) Timer Planlagt (-) minus
(Kolonne) Timer Faktisk.
(=) Resultet
Deretter bruk Drag & Drop funksjonen (i sum kolonnen), nedover excel arket til du når siste rad med data og slipp. Formelen er nå kopiert til alle rader, og man kan så igjen via Filtrering i Sum kolonnen, velge vekk Alle rader med 0,00, og derigjennom sitte igjen med rader der det er differanse mellom planlagt og faktiske timer med fravær.
