Merk! Per nå er det KUN, tamigo support som kan slå på funksjonen Aktiver "Til godkjenning" stauts i Timeliste. Ta kontakt med oss på [email protected] om du ønsker å benytte muligheten for at ansatte skal godkjenne timer i Timeliste.



Med denne funksjonen, skal/kan ansatte markere (godkjenne) at timer registrerte i Timeliste er korrekte.



Bakgrunn:

I tamigo kan man velge hvordan ansatte skal registrere arbeidede tider:


a.) via tamigo Touch online tidsregistrering. Sjekke seg inn/ut av jobb (via App/Web). 

b.) den ansatte registrerer sine faktisk arbeidede timer, manuelt direkte i App/Web 

c.) Systemet foretar daglig og automatisk kopiering av planlagte timer (fra Vaktplan) til faktiske timer (i utførte vakter

    Timeliste).



INFO! Ved alternativ 3 "Automatisk kopiering av planlagte", må dette være satt opp som en (klikk her) Automatisk oppgave


Merk! For alle varianter a-c, vil rollene Administrator/Planlegger ha den endelige kontroll og godkjenning på registrerte timer til lønn.


Ansatte godkjenner timer i Timeliste (ved alternativ c.)


For en rekke virksomheter vil det i tilknytning til alternativ (c) (Kopiering av planlagte vakter), være viktig at den ansatte verifiserer (godkjenner) timer i Timeliste, før man lukker dager/lønnsperioden. Dette for å, i størst mulig grad, unngå feil eller uenigheter i etterkant. 



1.) Krav til ansattes godkjenning av egne timer settes pr. lønnsmodell

I tamigo kan man på hver enkelt lønnsmodell, krysse av for om den ansatte knyttet til denne lønnsmodellen skal godkjenne egne timer eller ikke. Det er derav mulig å kreve dette av noen typer ansatte men ikke nødvendigvis alle, avhengig av lønnsmodell tilknytning.


Merk! Det er viktig at "innstillingen" settes/hukes av på den/de lønnsmodeller der ansatte kan/skal godkjenne egne timer.


Gå til fane "Oppsett generelt "-> "Oppsett lønnsmodeller" i venstre meny. (OBS! kun Administrator rolle)

Velg 1 (en) lønnsmodell, og klikk på Rediger. (se bildet)



I Pop-opp boksen, finn feltet "Ansatte må godkjenne deres egne timer" og huk av denne (husk å avslutte med å Lagre).



2.) Statuser og prosess

I tillegg til statusene Åpen og Lukket, vil det nå være en 3.dje status "Til godkjenning."





Når man som Planlegger endrer status fra Åpen til "Til godkjenning", popper det opp ett varsel.


Varselet informerer Planlegger om at ansatte nå blir varslet om å bekrefte og eller kommentere de oppsatte tidene i Timeliste



Status på dagen er endret (se bildet under).


Tips! Man kan som Planlegger gå til Timeliste Uke, og i dette bildet sette hele uken som status "Til godkjenning". For eks. at man gjør denne handlingen etter å ha kontrollert siste ukes Timelister.





Sjekk lønnsperioden før eksport

Planlegger/Administrator vil ved eksport til lønn, og ved å velge Sjekke lønnsperiode, får opp evt. manglende godkjente dager i lønnsperioden (se bildet).


Merk! Dersom en ansatt IKKE har godkjent sine timer, vil timene allikevel følge med i filen over til lønn


Hvordan fungerer godkjenningsrutinen?

Når timer er registrert i Timeliste kan den ansatte enten via Appen eller Web, gå inn og huke av for at timene timene registrert på seg i Timeliste er godkjent (Ok).


Godkjenning i web versjonen


Godkjenning i Appen

Den ansatte må trykke/klikke på selve vakten for å få opp detaljer, der boksen for å godkjenne ligger.



Dersom Planlegger/Administrator, på ny gjør endringer i Timeliste etter at ansatt har godkjent, må den ansatte godkjenne på nytt. Den ansatte varsles IKKE om dette.