Support-senter

Oppdatere stamdata (Større antall ansatte) via CSV import

Skal man laste inn et større antall ansatte/brukere, eller oppdatere satser på lønn, endre lønnsmodell o.a. oppdateringer vil det ofte være raskere å importere endringene direkte inn i systemet, enn å registrere dette manuelt for en og en.

Merk! Bruk av CSV Importer forutsetter at du har en viss kompetanse i bruke av Excel og CSV. Ønsker du bistand fra tamigo support, ta kontakt. 

Gå til meny OPPSETT GENERELT -> PLUGINS. Finn frem til CSV Importer HR (Se bildet). Klikk på Aktiver Integrasjon og deretter Last ned malen.

Merk! Vedlagte (fil) se nederst i denne artikkel, er forklaring/Eksempel til kolonner i importmalen. Last ned og åpne denne for å få bistand til å sette inn korrekt data i malen du har lastet opp fra systemet. (se over)

Importere nye ansatte/brukere

Sett inn de data/kolonner du har tilgjengelig (fra en annen Excel repport eks. lønnssystem/HR system) og som matcher 1 av kolonnene i importen malen CSV Importer.  Bruk gjerne vedlagte forklaring til kolonner for å sikre at du bruker rett data i rett kolonne i CSV Importer.

Lagre CSV Importer som en CSV fil (Semikolondelt).

Gå deretter til Ansatte->Ansatte og klikk på "Importer Medarbeidere" (Se bildet). Dette valget dukker opp som en følge av at man aktivert CSV Importer (Plugin)

I bildet som Popper opp, hent opp CSV filen du nettopp lagret. Systemet vil nå liste opp alle ansatte med endringer og i tillegg markere alle med grønn bakgrunn, dersom alle data er validerte og kan lastes inn.

Dersom noen av linjene markeres med rød bakgrunn, er det også en feilmelding/advarsel. Det kan bety at importen ikke kan utføres eller blir korrekt, før dette er undersøkt og evt. korrigert på.

Merk! Gå til avsnittet (overskriften) spesiale felt formater lenger ned i dokumentet, for å bistand/tips til dato/sum + Lønnsmodell ID. 

Oppdatere (Stam)data på ansatte

Skal man sette inn nye data eller oppdatere eksisterende data (eks. Lønn pr. time/Ny lønnsmodell ++), skal man ta ut en Excel liste fra tamigo, inneholdende minimum ansattnr og e-post adresse, da disse er unike identifikatorer. 

a.) Gå først til meny OPPSETT GENERELT -> ANSATTE FELTER (Venstre meny), klikk på fane EKSPORTER.  I denne menyen setter man inn hvilke felter/kolonner som skal inkluderes i rapporten (Excel). Man må minimum ha med Lønn/Ans. nr. inkluder også Lønnsmodell (gjeldende), og Avdelings ID.

b.) Etter at utvalget av kolonner/felter som skal inngå i eksporten er satt, gå til meny ANSATTE -> ANSATTE, gjør følgende utvalg (se bildet). Dersom endring KUN skal skje på aktiverte brukere huk også av for dette. Avslutt med å klikke på Excel ikonet for å kjøre ut rapporten. Åpne så denne i Excel

Åpne nå den nedlastede malen fra Plugins -> CSV Importer. Ta utg. pkt. i den eksporterte (Excel) navnelisten fra systemet. Kopier og Lim inn navn i kolonne 1 (FirstName) på de ansatte som skal ha endret lønnsmodell fra en gitt dato. 

Kopier og Lim inn Ansatt ID/Ansattnr i kolonne (WageSystemKey), Kopier og Lim inn eks. Avdelings ID i kolonne (DepartmentKey), o.s.v inntil alle felter/kolonner er fylt i med data som skal importeres.

Import rutinen er lik prosessen beskrevet under avsnitt Importere nye ansatte/brukere lenger opp i denne artikkelen.

Spesiale felt formater

- Datofelter (kolonner) må omgjøres til Engelsk (USA) datoformat. Format 01.06.2021, skal omdøpes til 2021-06-01.

INFO: WageRateTypeStartDate (og andre datokolonner) må være Engelsk (USA) datoformat. 01.06.2021, endres da til 2021-06-01 (se bildet) 
Merk data i kolonnen (Excelarket) og sett rett datoformat i Excel

Satsfelter med komma, så som Lønn  (WageRateDate) må endres til punktum. Eks. timelønn 226,50 skal endre til 226.50

I denne artikkelen, klikk her, vil du finne en beskrivelse på hvordan du kan endre, fra komma til punktum, ved større datamengder

Ny Lønnsmodell. Ved oppdatering av ny lønnsmodell, gjeldende fra en satt dato, anbefaler vi at den nye lønnsmodlelen beskrives med nummer i stedet for alafabetisk, inntil importen er gjennomført. Deretter kan lønnsmodellens navn (beskrivelse) endre til alfa eller alfa/numerisk.

Klikk her for detaljert forklaring.

NB!Bruk filen EmployeeImportTemplate som mal 

Merk! CSV import fordrer at det gjøres tilpasninger i kolonnene på importmalen. Bl.a. Datofelter og Satser. Se avsnittet over.