Hvordan registrere Gradert sykmelding/Delvis sykemeldt i Tamigo?
Avsnitt fra a.) til og med d.) er for systemadministratorer.
Som for mange fraværstyper har virksomheter ulik policy for håndtering av delvis sykemeldte.
I noen tilfeller, arbeider den sykemeldte deler av vakten (deler av dagen) og andre tilfeller hele vakten (hele dager), og i henhold til sykemeldingens %-vise grad.
I Noen virksomheter utbetaler man full lønn i fraværsperioden for så å få refundert syketimene fra NAV, mens man i andre tilfeller KUN utbetaler for de faktiske timene vedkommende jobber, og resten utbetales direkte av NAV.
Merk! Fraværstype "Delvis Sykemeldt"/Gradert sykemelding e.l. må være opprettet (Kontakt Tamigo support på 469 88 559 for bistand til dette). Det bør vurderes om man skal opprette 2 typer, Delvis sykemeldt (Under 16 dg) og Delvis Sykemeldt (Over 16 dg). D.v.s Under/Over arbeidsgiverperioden.Alle variantene over med kombinasjoner krever ulik registrering og oppfølging i Timeliste. Vi deler inn i følgende terminologi:
Hel dag - Når den delvis sykmeldte arbeider, hele vakten (dagen), og vedkommende har tilsvarende fri hele dager.
Del av dag - Den graderte sykmeldte arbeider kun deler av sine vakter i henhold til % vis arbeidsfør grad
Felles for omtalte scenarier
a.) Vaktplan legges (og godkjennes) i henhold til vedkommendes skiftplan (som om vedkommende var i full jobb)
b.) Fraværet "Delvis Sykemeldt" registreres via fraværsmenyen for en periode tilsvarende den dokumenterte
sykemeldingsperiode.
Oppsett av fraværstypen
Merk! I grunnoppsettet meny Oppsett generelt -> Innstillinger -> Økonomi, skal man ta vekk hake for følgende: "Fjern Produktive timer ved fravær"Dette sikrer at man i registrerte fraværsperiode, kan fjerne, (selve)aktiviteten på hele dager man arbeider, eller på timer del av dag. Se eks. senere i artikkel. For de timer der aktiviteten fjernes, ansees dette som ordinære/produktive timer (selv om fraværets bakgrunnsfarge er tilstede.
a.) Opprett fraværstype:
Merk! Følgende gjelder: I Lønnsmodellene må fraværstypen Delvis Sykemeldt settes opp under seksjon Fravær, på samme måte som fraværstypene Egenmelding, Sykemelding, Sykt barn m.fl. For Delvis Sykmeldt i ARBEIDSGIVEROPERIODE er det normalt at timene med dette fraværet skal trekkes ut fra lønnsart for Ordinære timer og føres på lønnsarten for Sykelønn eller en egendefinert Lønnsart for Delvis sykefravær. Dette må avklares med de som er ansvarlig for Lønn.
Meny: Oppsett generelt -> Fravær
a.) Velg hvilke roller som kan registrere fraværet
b.) Det optimale er å tillate at denne fraværstype "også" kan vises i Vaktplan og Timeliste, slik at det er mulig å være fleksibel
ved redigerer av tider m. fravær og tider jobbet.
Merk! Fraværet skal alltid opprettes i Fraværskalender i vedkommendes Stamavdeling, for hele perioden sykemeldingen gjelder!c.) Huk av for legg til på nye vakter. Med dette valget vil systemet ALLTID spørre om vakttiden du legger inn Vaktplan-
/Timeliste skal være fraværstimer eller ikke.
b.) Opprett fraværstype (videre..)
I venstre fanen (e bildet over) gå til meny Automatiske vakter
a.) Sikre at innstillinger under Automatiske vakter gjelder alle lønnsmodeller
b. Under seksjonen Innstillinger for viderekommende, huk av for "Kopier planlagt vakt til faktisk vakt i fortiden"
Da blir fraværet opprettet med datoer tilbake i tid (i Timeliste). Dersom det IKKE ligger timer andre aktiviteter eller komm. i
Timeliste på den ansatt allerdee . Vakttider fra vaktplan blir automatisk kopiert fra planlagte til faktiske timer.
Merk! Generelt vil ikke systemet gjøre noen automatiske handlinger, dersom det allerede ligger data i timeliste på dager/datoer for automatisk handling.c.) Huk av "Legg til på tvers av avdelinger". Dette sikrer at dersom den ansatte har roller i flere avd. blir fraværet også lagt
i øvrige avd. vedkommende har rolle i
3.) VIKTIG! Andre innstillinger:
Generelt for Fravær, anbefaler vi nå at man går til fane Oppsett generelt og klikker på venstre meny Automatiske oppgaver.
Merk! Det kan være at denne innstillingen er satt allerede i din virksomhet. Da behøver men ikke å gjøre noe mer her.Velg (se også bildet):
- Velg Legg til ny automatisk oppgave
- Velg så Daglig (Oppgave)
- Velg avdelinger (Normalt alle)
- Velg lønnsmodeller (Normalt alle)
- Velg oppgave "Kopier planlagte vakter"
- Velg så "Kopier kun vakter med fravær"
Alt. kan "Kopier dagens vakter" velges, men da inkluderes kopi av alle dagens vakter
- Sett klokkeslett for når jobben med å kopiere dagens vakter med fravær skal utføres.
- Avslutt med Lagre og Lukk
Med innstillingen over, vil systemet daglig kopiere godkjente vakttider opprettet med fravær fra planlagt til faktisk. Forutsatt at det IKKE er lagt inn noe i Timeliste på vedkommende før den automatisk oppgaven utføres.
Tips! Når og om innstillingen over er satt opp, vil vi at man samtidig inne på ALLE fraværstyper, går inn i venstre fanen Automatiske oppgaver, og fjerner følgende avhuking om denne er satt på selve fraværstypen . "Kopier planlagte vakter til faktisk vakter i fremtiden". Husk å lagre endringen på fraværstypen for du lukker ned
Årsaken til dette er: Når man i systemets grunninnstillinger (se pkt. 3 over) har satt at systemet daglig skal kopiere godkjente vakter med fravær fra plan til faktisk, ønsker vi ikke at systemet skal gjøre dette frem i tid som en automatisk oppgave. KUN på datoer tilbake i tid. Dette oppsettet vil også generelt bidra til mer fleksibilitet og korrekt håndtering, dersom det er ønskelig å enten endre en fraværstype eller ved utvidelse/endringer av fraværsperiode.
Merk! Artikkel som omhandler endring av Fraværstype/Fraværsperiode finner du ved å klikke på denne lenken.d.) Lønnsmodeller. Oppsett fraværstype
Meny: Oppsett generelt -> Oppsett Lønnsmodeller
Fraværet Delvis Sykemeldt under 16 dg. settes opp under avsnitt Fravær. Velg inn fraværet. Dersom fraværstypen skal lønnes, sett inn rett lønnsart og at timene skal trekkes ut fra ordinære. timer. Vurder om andre tillegg også skal fjernes i henhold til virksomhetens policy.
Eks. Delvis syk under 16 dager
Når Delvis syk Over 16 dg, sette inn i Lønnsmodellen skal timene normalt ikke lønnes. Påse derfor at det IKKE er lønnsart, velg beregningsmetode Ingen, og huk av i alle bokser under "Fjern følgende"
INFO: Er du administrator, og ønsker mer bistand omkring gradert fravær og oppsett ta gjerne kontakt med oss og be om et møte på supportno@tamigo.no. Merk at Teamsmøter kan være gjenstand for fakturerbar konsulent tid.
Registrering av fravær Delvis Sykemeldt under og over 16 dager
Dette avsnittet omhandler registrering av fraværstypen Delvis sykmeldt, og er forbeholdt roller som til daglig har ansvar for vaktplaner/Timelister og Fravær (Planlegger rollen)
Vi omhandler her i utg. pkt. Delvis sykemeldt under 16 dg. da håndtering av Sykmeldt over 16dg. er lik med unntak av hvordan det avlønnes.
Merk! Alt fravær skal opprettes i meny Fraværskalender og i den ansattes Stamavdeling.Fravær kan opprettes for en periode med datoer tilbake i tid og frem i tid. Forskjellen er at fraværet opprettet med datoer tilbake i tid IKKE vises i vaktplan. I vaktplan vises fraværet kun fra og med dato for opprettelse og på datoer (dager/uker) frem i tid.
I Timeliste og for datoer tilbake i tid vil systemet kopiere planlagte vakter og legge til valgte fravær type (aktivitet),da for eks. Delvis syk. Men KUN dersom det ikke allerede ligger data i timelisten på den datoen.
For eks. at det allerede er satt inn timer, en aktivitet eller en kommentar. Systemet overskriver aldri noe som allerede ligger i Timeliste. Så for at kopiering fra plan til faktisk skal skje, må dagen være tom for innhold.
Merk! Det er viktig at den ansattes vaktplaner beholdes, i hele perioden. Slik at regler om kopiering fra vaktplan til timeliste, kan effektueres av systemet. Se eks. under.Opprette fraværet
Opprett fraværet via Fraværsmenyen (se bildet under) med fra og til dato for fraværet. . Dager med "Klokke" indikerer at det er dager med planlagte vakter. Datoer tilbake i tid er i Timeliste nå kopiert over som faktisk timer med fraværet, og frem i tid, vil disse bli kopiert over daglig på et gitt tidspunkt.
Vaktplan/Timeliste korreksjoner
e.) Korrigeringer/Tilpasninger av vaktplan for vakter fra og med i dag og datoer frem i tid med delvis vakttider.
Merk! Korrigeringer av arbeidet/ikke arbeidet tilbake i tid, må gjøres i Timeliste (se pkt. g.)I eksemplet over er hele uke 10 opprettet med Delvis Syk. Fraværet ble opprettet den torsdag 5.2. den uken. I Vaktplan vises fraværet kun fra 5.2.-> 8.2, og ikke på dager/datoer tilbake i tid.
Gå til Vaktplan bildet, og gjør evt. korreksjoner i dager/dator gjeldende fra dato for opprettelse av fraværet og fremover i tid. I dette eks. er det planlagte vakter den 6.3 og 7.3. (over). Dersom man er delvis fraværende den 6. 3 og for eks. jobber 50% av tiden, må dagen splittes i 2 rader i vaktplanen (klikk på + for å få en ekstra rad) se bildet under
Med 2 rader kan man nå på dagen med 50%, korrigere tidenr slik at halve dagen reg. med fravær og resten som arbeidet. Den 6.3 er vakten satt fra 12:00 - 20:00. Vedkommende er fraværende først halve del av dagen. Derfor korrigerer vi tiden til 12:00 -16:00, og i linje nr. 2 setter vi inn 16:00-20:00. Den 6.3 lar vi ligge da vedkommende er fraværende hele dagen.
f.) Jobbe hele dager
Skal en hel dag, jobbes eks. 5.3, kan man a.) Legge vakttiden man skal jobbe i linje 2, eller b.) fjerne aktiviteten i linje 1.
Ved alternativ a.) Svar NEI til om vakttiden skal reg. som Fravær.
For alternativ b.) fjernes fraværet den dagen (Se bilder)
Forskjellen med alternativ a.) og b.) er visualisering i fraværskalender (Vaktplan)
For alternativ a.) Vil fraværet, selv om vedkommende jobbet hele dagen fortsatt vises sammenhengende
For alternativ b.) Vil 5.3 vises med opphold (altså ikke som fravær den dagen) 
g.) Korrigeringer/Tilpasning i Timeliste for datoer vakter tilbake i tid.
I samme eksemplet som over med fravær fra 2.3 -> 8.3, ble fraværet registrert den 5.3. 2/3/4.3 er da datoer tilbake i tid. For disse datoene vil systemet, kopiere vakttider fra (godkjent) planlagt vakt å legge til Delvis syk og tider som faktisk vakter. (Se bilde under)
a.) Dersom den ansatte mandag 2.3. var fraværende HELE DAGEN behøver man ikke å gjøre noe på faktiske vakter. (Se bildet under)
b.) Dersom den ansatte jobbet 50% av dagen den 2.3, splitter man dagen i 2 (over 2 rader). Korrigerer så tiden i rad 1 (med fraværet) og legger inn tiden arbeidet i rad 2. NB! Svar evt. nei til at timene skal lagres som fravær
c.) Dersom vedkommende den 2.3 jobbet hele dagen, fjernes timene i raden med Fravær, og hele den planlagte tiden legges inn i rad nr. 2. NB! Svar evt. nei til at timene skal lagres som Fravær
