Arbeidstidsvarsler er en egen meny i Tamigo benevnt "ADVARSLER" 


Arbeidstidsvarsler, hjelper virksomheten med å overholde Lov om arbeidstid og å overholde Tariffer for Overtid mm. Arbeidstidsvarsler kan settes opp knyttet til lønnsmodeller/Avdeling/aktiviteter og således avvike, avhengig av type lønnsmodell(er)/Avdelinger/Aktiviteter man knytter til advarselgruppen. 


Advarsel fremkommer både i Vaktplan og i Timeliste, og man velger om man skal forhindre (Håndheve) Planlegger i å bryte regel i Legg vaktplan (Får ikke lagret Vakt/Vaktuke før dette er rettet), eller om det KUN skal gis et advarsel om brudd.


På et varsel om brudd i Vaktplan, og der man har satt tvungen håndheving, tvinges Planlegger til å gjøre endring før vaktplanen den uken kan lagres. Se tips nederst i artikkelen dersom man ønsker å omgå dette!  


Merk! Brudd som oppstår som følge av timer registrert i Timeliste gir varsel om brudd, men timene kan lagres. Varslet føres også da tilbake til vaktplan (samme uke), og kan derfor forhindre Planlegger i å lagre endringer den uken varslet fremkommer, selv om det kommer fra faktisk timer i Timeliste.

1.) Menyen Advarsler finner man på venstre menyen under hovedfane Oppsett generelt. (Kun tilgjengelig for Administratorer.)


2.) Har man mange lønnsmodeller kan det være mer effektivt å dele advarslene inn i grupper, og deretter knytte ulike lønnsmodeller til Advarselsgruppe



Advarselgruppe - Opprette


a.) Gi gruppen et gruppenavn "Eks. "Timelønnede", 

b.) Velg deretter hvilke(n) lønnsmodeller som inngår i advarselgruppen

c.) Alternativt unnlat 1 eller flere avdelinger (der advarsler IKKE inngår), eller velg kun 1 avd., hvor varslegruppen inngår

d.) Opprett ønskede advarsler. Merk av om advarsel skal Håndheves eller om det KUN skal gis et advarsel.


Merk! Dersom noen advarsler i en advarselgruppe ikke skal håndheves, må man også sikre at det på selve Lønnsmodellen ikke er satt at advarsler skal håndheves. (Da dette uansett overstyrer)
Gå til Oppsett generelt - > Lønnsmodeller. Finn frem lønnsmodellen og klikk på Rediger. Sjekk at følgende innstilling ikke er huket av (se bildet). Husk å lagre dersom du har gjort endringer under rediger lønnsmodell.


e.) Vurder om enkelte Aktiviteter og eller Fraværstyper skal unnlates. Altså at systemet ikke skal ta hensyn til timer med disse typer aktiviteter eller fravær. (Se merknad under)



Merk! Dersom aktiviteter eller fravær skal unntas, skal man først huke av for at ALLE skal inkluderes, deretter lagre.


Så på ny åpne og fjerne den/de aktiviteter/fravær som ikke skal trigge advarsler.  


f.) Man kan også velge hvilke avd., som skal inkluderes/ekskluderes fra et varsel


Merk! "Alle" må velges om nye avdelinger som opprettes automatisk skal inkluderes i varsel-gruppen. Dersom man har valgt å ekskludere en eller flere avd. må man manuelt velge inn nye avdelinger dersom disse skal inkluderes i varselgruppen.


Fjernes haken på en eller flere avd. vil varslene ikke gjelde for den/de avdlingene.



g.) Når all advarsler er satt. Avslutt med å Lagre.


Tips! Det er en fordel å teste opprettede advarsler i en Advarselgruppe, for om disse gir korrekt/ønsket hensikt!


Eks. på regler som kan settes opp pr. Advarselgruppe:

  • Hviletid (eks. 11 timer mellom 2 vakter)
  • Hvileperioder (eks. antall timer (35) sammenhengende hvile over 7 dager)
  • Maks. arbeidstid (eks. pr. Dag/Uke/Snitt over uker)
  • Maks. antall spesielle dager på i rad (eks. Antall lørdag/eller søndager i rad = Søn og Helligdagsarbeide)) 
  • Maks antall dager reg. på spesielle dager over en periode (eks. Antall lørdager/søndager = Søn og Helligdagsarbeide) over en periode (uker) 
  • Maks antall vakter pr. uke (eks. 6 dager/vakter) pr. uke
  • Maks antall vakter over X uker (eks. 10 dager/vakter over 2 uker = gir maks. snitt på 5 dager/vakter pr. uke)
  • Vakt med aktivitet denne dagen. Forhindre at aktiviteter benyttes i Vaktplan/Timeliste mer enn 1 gang pr. dag, eller aldri innenfor gitte tider. 
  • Antall uker i rad på "dag(er)" i en normperiode 
  • Overlappende vakter 

I tillegg kan man sette opp at tamigo skal håndheve de satte regler. Ved håndheving vil man ikke kunne lagre vakten eller vaktuken, før man har rettet opp den/de planlagte vaktene med brudd.


Merk! Dersom bruddet oppstår i Timeliste (ikke planlagt), vil man heller ikke kunne endre i godkjent vaktplan den uken. I de tilfeller kan man fjerne håndheving midlertidig, gjøre endringer i vaktuken, og sette på Håndhev igjen.

Unnta regler i enkelt tilfeller/periodisk:

I noen tilfeller kan det være behov for å omgå regler for arbeidstid, en gang eller i en periode. Dersom dette er tilfelle har man flere muligheter:


a.) Unnta 1 avd. fra regler (Da alle varsler i varselgruppen)

b.) Unnta Lønnsmodeller fra gruppen (Da alle ansatte knyttet til Lønnsmodellen)

c.) Unnta Aktiviteter/Fravær fra varslet.

d.) I noen tilfeller kan det være praktisk å opprette en aktivitet, som KUN kan benyttes av en Administrator. Denne aktiviteten, bør så IKKE inkluderes men unnlates på X varslinger. 

I de tilfeller man får et brudd, og som sperrer vaktplanen, KAN administrator sette inn aktiviteten på den/de vakter som skaper bruddet for så å løse opp Vaktplanen igjen.





Tips! Man kan opprette flere advarselgrupper, med ulike advarsler/nivåer. En og samme lønnsmodell kan inkluderes i flere advarselgrupper, så lenge det er adskilt med hvilke avd. som skal følge regler satt i den ene eller andre advarselgruppen. Samme avd. kan ikke benytte 2 ulike advarselgrupper på samme tid.


 

Ta gjerne kontakt med oss på [email protected], dersom dere har behov for assistanse 



Merk! For å definere Søn/Helligdagsarbeide i henhold til AML §10-10, må man hantilgang til menyen Særskilte dager. Les mer om Søn/Helligdagsarbeide her,


Relaterte artikkler: Rapport på advarsler